第1315期【建诺每日法评】：用人单位如何合法履行《劳动合同法》规定的公示程序？
日期: 2024/03/17
用人单位如何合法履行《劳动合同法》规定的公示程序？
《劳动合同法》第四条规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”实践中，用人单位因未履行公示程序或未保留有形证据导致败诉的案件不胜枚举，因此，用人单位应当敲响警钟，保留好公示程序的书面证据，以免陷于被动。
最为稳妥且在司法实践中被普遍认可的公示方式是用人单位要求员工书面签字，确认其收到且知悉相关规章制度文本。也可将规章制度文本作为劳动合同附件进行公示，列专款予以明确或者将规章制度印刷成册发放给员工，制作规章制度传阅确认单，保留员工阅读后确认签名的书面记录。
如上述方式较难履行公示程序，用人单位也可采取以下方式:
（1）用人单位对员工进行规章制度培训，并保留培训的书面记录，如培训签到表、培训内容记录、相应配套考试记录等;
（2）用人单位将规章制度的电子版置于公司内网，并告知员工网页地址以便员工能够随时登录浏览规章制度;
（3）用人单位通过电子邮件、企业微信、OA等系统将规章制度发送给员工并要求员工查阅和回复;
（4）用人单位将规章制度张贴在公告栏要求员工查阅并拍摄留存相应视频或照片。
建议用人单位在以上公示方式中择多项进行以规避证明力不足或证据丢失的风险。不论用人单位采取何种公示方式，均应注意对相关书面及电子证据的留存。若相关证据存在日后因技术问题无法展示或调取的可能，则建议用人单位应先行对其进行公证。
点评人：袁淑玲，法学专业，执业律师，现为王英杰律师团队成员。 专注于解决劳动争议和民事纠纷。
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